De acuerdo con un reporte publicado en ITSitio, las organizaciones se enfrentan a un desafío financiero crítico en medio de la presión por controlar sus costos operativos. Existe un gasto tecnológico que muchas compañías no logran dimensionar adecuadamente: las aplicaciones y plataformas que se contratan, pagan y renuevan año tras año, pero que no se aprovechan de forma eficiente. Licencias asignadas a colaboradores que ya no las necesitan, software duplicado y contratos renovados en automático sin evaluar el consumo real constituyen una fuga constante de recursos.
El impacto financiero del gasto en software no utilizado
La gestión de los activos de software ha pasado a ocupar un lugar central en la agenda ejecutiva. El estudio “Driving business outcomes through cost-optimised innovation”, llevado a cabo por SoftwareOne y ThoughtLab mediante encuestas a 600 empresas globales de múltiples industrias, revela que el 46% de las medianas empresas considera que sus costos de software son excesivamente altos. Asimismo, un tercio de las organizaciones encuestadas afirma que tanto los servicios en la nube como el software en general generan un gasto desmedido
Optimizar estos recursos no solo reduce los costos, sino que permite reorientar capital hacia proyectos estratégicos. Según el informe:
- El 59% de los CFOs considera que los ahorros derivados de la optimización en software y nube representan su principal fuente de financiamiento para la innovación.
- El 50% de los CIOs coincide con esta perspectiva.
- El 48% de los Chief Procurement Officers (CPOs) apoya esta visión.
Como explicó Juan David Zuluaga, Federation Lead de SoftwareOne:
“El desafío no es simplemente reducir el gasto tecnológico, sino entender qué parte de ese gasto está generando valor y cuál puede optimizarse. En nuestra experiencia, cuando las empresas adquieren visibilidad sobre sus licencias, contratos y niveles reales de utilización, aparecen oportunidades concretas para liberar presupuesto y destinarlo a nuevas prioridades del negocio”.
La magnitud de las licencias subutilizadas
Estudios de firmas como Gartner y Deloitte estiman que entre el 25% y el 30% del gasto total en software está subutilizado. De igual forma, Gartner sostiene que implementar un modelo maduro de gestión de activos de software (Software Asset Management) puede reducir hasta un 30% del gasto durante el primer año mediante el reciclaje de licencias, la reconfiguración y la prevención de compras innecesarias.
En los entornos SaaS (Software as a Service), la falta de visibilidad contractual y operativa acentúa la brecha. Esto ocurre por la creciente complejidad de los ecosistemas híbridos, donde conviven aplicaciones tradicionales, servicios en la nube y herramientas adquiridas de forma independiente por diferentes áreas de la empresa.
Tres errores habituales en la gestión de licencias tecnológicas
Adquirir sin medir el uso posterior: Se asignan licencias a usuarios que cambian de puesto o abandonan la empresa sin reasignar ni dar de baja la suscripción, manteniendo el gasto de forma indefinida.
Descentralización y Shadow IT: La contratación de herramientas por parte de departamentos específicos sin la supervisión del área de TI genera duplicidad de funciones y pérdida de control global.
Tratar la licencia como una compra puntual: No gestionar el ciclo de vida del software impide monitorear patrones de consumo y realizar ajustes oportunos antes de la renovación de los contratos.
Casos de éxito: convirtiendo la eficiencia en presupuesto para innovar
La optimización de los activos tecnológicos arroja resultados inmediatos en la rentabilidad:
Sector bancario en Norteamérica: Un análisis llevado a cabo por SoftwareOne detectó más de US$ 650 000 en ahorros, identificando herramientas como Atlassian Confluence, donde más del 60% de las licencias asignadas no registraban uso alguno.
Empresa del sector energético: Redujo en un 55% su inventario de aplicaciones y alcanzó US$ 4 millones en ahorros durante el primer año tras reorganizar su portafolio.
Este enfoque, denominado “cost-optimised innovation”, busca redirigir los presupuestos hacia iniciativas de valor. De hecho, el informe señala que las empresas que implementan esta práctica tienen el doble de probabilidades de incrementar el retorno de inversión (ROI) de sus proyectos digitales.
En palabras de Juan David Zuluaga, estos casos muestran «que el ahorro no necesariamente viene de dejar de utilizar tecnología. Muchas veces se trata de pagar por lo que realmente se necesita, eliminar duplicidades, recuperar licencias disponibles y renegociar contratos sobre la base del uso real. El objetivo es que el presupuesto tecnológico tenga un impacto mayor en el negocio”.
