¿Cómo lograr mayor productividad en los equipos de trabajo gracias a las herramientas tecnológicas y softwares?
Cuando le entregas a los colaboradores una lista de las actividades diarias priorizadas, le dices cómo y por qué es importante ejecutarlas, utilizando una solución intuitiva y fácil de utilizar, la productividad aumenta automáticamente.
Los empleados no van a desperdiciar su tiempo en tareas que no generan valor, sino que se van a enfocar en aquellas que les permiten atender mejor a los clientes y generan retorno a las empresas.
Por otro lado, cuando cuentas con soluciones de generación de horarios optimizados de trabajo que consideran las métricas operacionales y características propias del negocio, las leyes laborales del país en el que se opera y las habilidades de los empleados, es posible contar con los recursos adecuados en el momento adecuado para cubrir la demanda dinámica actual.
¿Cómo recomienda aprovechar estos recursos sin que los colaboradores se sientan controlados por estas herramientas?
A través de las soluciones de Task Manager y Q-Walk de Reflexis, le estamos facilitando el trabajo del día a día al empleado al compartirle con anticipación las actividades en las que se debe enfocar y generan valor, aquellas actividades que requieren su atención inmediata, así como aquellas que debe tener en mente, pero no debe ejecutar en el instante. Y, si a lo anterior le sumamos, que a través de las soluciones de Workforce Scheduler y Employee Self Service de Reflexis, horarios de trabajo que no solo tienen en cuenta las características específicas de cada colaborador (p.e. contrato a medio tiempo o tiempo completo), sino sus credenciales (p.e. habilidades específicas propias de la operación) y preferencias (p.e. horario diurno exclusivo) así como la carga de trabajo de la locación a la que estén asignados, logramos proporcionarles un balance entre su vida laboral y personal.
Los empleados más que sentir que están siendo controlados por sus supervisores van a entender que son lo más valioso que tiene la compañía y esta se preocupa por entregarle herramientas que los ayuden a desempeñar, de manera efectiva, su rol y que contribuyan a su bienestar general.
¿Cuál es el software que más se utiliza en los puntos de atención al cliente?
Por una parte, contamos con soluciones de optimización de la ejecución operacional en el punto de atención a través de la gestión de tareas (Task Manager) y auditoría en tienda (Q-Walk). Task Manager que le permite a las compañías comunicar y gestionar actividades que son planeadas desde el corporativo u oficina central y son enviadas a los puntos de operación para que allá sean ejecutadas. Q-Walk permite diseñar y ejecutar auditorías que forman parte de la revisión de la ejecución.
Y, dentro del campo de las operaciones laborales, contamos con soluciones que no solo generan horarios de trabajo para cada empleado, sino que les permiten gestionar al mismo colaborador sus días libres, licencias no remuneradas, llegadas y salidas al lugar de trabajo, entre otros. El Workforce Scheduler permite generar mallas horarias teniendo en cuenta diferentes variables claves no solo de los empleados sino del negocio mismo; Time & Attendance nos permite llevar un control de las entradas, salidas y descansos, para la generación y pago de la nómina; y, Employee Self Service es el autoservicio que entregamos a los colaboradores para verificar sus horarios de trabajo y gestionar turnos y vacaciones, por mencionar algunas funcionalidades.
¿Cómo los dispositivos móviles ayudan a contar con información en tiempo real y mejorar la comunicación?
Las soluciones de Zebra-Reflexis que he mencionado, son todas soluciones en la nube y cuentan con versión web -es posible acceder desde un computador de escritorio y cualquier navegador web, incluyendo los más utilizados como Chrome, Safari, Firefox, por mencionar algunos- y aplicación nativa para tabletas y dispositivos móviles -Android y iOS-.
El utilizar las soluciones en dispositivos móviles, nos permite explotar las funcionalidades de éstos, desde la posición GPS para validar o verificar que el usuario está efectivamente en el punto de atención cuando está utilizando las aplicaciones hasta notificaciones push como las que recibimos cuando tenemos un nuevo mensaje en WhatsApp o un like en Facebook o Instagram.
Así mismo, les permite a los colaboradores ingresar la información a medida que van ejecutando las actividades asignadas y -al estar en la nube- toda la información se almacena de inmediato para generar reportes y gestionar en tiempo real. Las personas en el corporativo u oficina central van a visualizar lo que está sucediendo en el punto de operación en tiempo real y estarán en capacidad de tomar decisiones oportunamente.
¿Qué tan difíciles de manejar son estas herramientas para los colaboradores? ¿Requieren capacitación especial?
Las soluciones Zebra-Reflexis son bastante intuitivas y fáciles de manejar. La interfaz de usuario ha sido diseñada para que la adopción de las mismas sea rápida y no se requiera mucha capacitación.
El enfoque utilizado para la capacitación es el de “Entrenar a los Entrenadores”, a través del cual enseñamos a un grupo de personas el uso de las soluciones implementadas y estas, a su vez, replican -en cascada- el conocimiento aprendido al resto de las áreas involucradas.
Las sesiones de capacitación son prácticas y Zebra-Reflexis provee material de capacitación estándar como herramienta pedagógica.
Algo más que quieras agregar.
Las soluciones Zebra-Reflexis les permite a las empresas optimizar -en tiempo real- la ejecución operacional en sus puntos de atención y maximizar el potencial sus empleados para atender mejor a los clientes y vender más.
Los invito a conocer un poco más sobre nuestras soluciones y sobre los beneficios que pueden obtener al implementarlas.
