La digitalización de la contabilidad es una tarea que puede resultar agotadora y disminuir la productividad en muchas empresas, especialmente en aquellas que manejan grandes volúmenes de gastos y pagos. Sin embargo, Rindegastos, una empresa de software especializada en la gestión de gastos empresariales con más de 3.000 clientes en Latinoamérica, ha desarrollado una solución innovadora para simplificar este proceso y reducir el tiempo dedicado a digitalizar la contabilidad en un 75%: Scanit, un robot integrado en la aplicación móvil de la plataforma que utiliza la inteligencia artificial (IA) para automatizar la extracción de información de documentos físicos y electrónicos y su llenado en sistemas contables.
Scanit se lanzó en Chile en 2020 y ha sido una de las funcionalidades favoritas de la aplicación de Rindegastos desde entonces. Según Alfonso Cuadra, CEO y cofundador de Rindegastos, Scanit está marcando un antes y un después en la contabilidad de las empresas chilenas, aumentando la eficiencia operativa y simplificando la tarea de pasar, revisar y rellenar datos como el monto y fecha de la compra o el RUT con solo tomar una foto. Cuadra destaca que la reducción de tiempo y esfuerzo para hacer rendiciones ha sido increíble desde la llegada de Scanit, eliminando el desorden, los olvidos y los errores manuales que suelen ocurrir en el proceso de digitalización de la contabilidad.
Ventajas e implementación
Una de las ventajas de Scanit es que toda la información que extrae es almacenada en la nube y compatible con prácticamente cualquier sistema contable que manejen las empresas, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para cumplir con la gestión financiera interna y los requisitos legales en materia contable y tributaria. Además, la herramienta está diseñada para adaptarse a las políticas de gastos e impuestos establecidas para cada industria y tipo de empresa, lo que la hace versátil y adaptable a las necesidades específicas de cada cliente.
La implementación de Scanit ha permitido a las empresas simplificar y acelerar el proceso de digitalización de la contabilidad, eliminando la necesidad de pasar cientos de facturas físicas a archivos en Excel o hacer el montaje de esta información en un sistema ERP de forma manual. Con la automatización proporcionada por la IA, se evitan las molestas confusiones en los reportes al final del mes que no coinciden o presentan inexactitudes entre el presupuesto y lo que se gastó, lo que contribuye a una gestión financiera más precisa y confiable.
En palabras de Cuadra, Rindegastos está liderando la transformación digital de la industria contable a través de la inteligencia artificial, haciendo que sea más eficiente y productiva al modernizar una estructura de procesos que antes generaba estrés, pérdidas y una considerable pérdida de tiempo. La implementación de Scanit ha demostrado ser una solución innovadora y efectiva para reducir el tiempo dedicado a digitalizar la contabilidad en un 75%, lo que representa un gran avance en la gestión de gastos empresariales y la mejora de la productividad en las empresas.
