El líder tech Guillermo Sánchez, consultor de soluciones en Opentext, explicó en entrevista a Techtegia la importancia y el impacto que tiene una correcta gestión de todo el ciclo de facturación en una organización, así como las ventajas monetarias y administrativas de contar con las herramientas correctas para ejecutar los procesos de procure to pay y order to cash.
Opentext es la empresa de software más grande de Canadá, fundada en 1991. Aunque nació como un proyecto tecnológico dentro de la universidad de Waterloo que serviría para ayudar a realizar búsquedas en el diccionario de Ingles de Oxford, con el paso de los años se ha convertido en la empresa número uno líder en gestión del contenido empresarial y datos no estructurados.
Actualmente, cuenta con múltiples unidades de negocio que cubren necesidades que van desde la ciberseguridad hasta la gestión del contenido. Tiene presencia en más de 40 países, más de 100 oficinas alrededor del mundo y más de 1,400 partners y siempre están a la vanguardia de la tecnología para ofrecer las mejores soluciones del mercado a sus clientes.
En la conversación, Sánchez ahondó sobre los procesos procure to pay y order to cash, claves para la gestión eficiente de las finanzas y que tienen que ver con la facturación tanto del cliente como del proveedor. Desde el punto de vista del cliente, implica desde la forma en cómo va hacer el pedido, cómo puede seleccionarlo y cómo lo pagará, mientras que en el caso del proveedor abarca toda su necesidad de tener claridad e información en tiempo real sobre el estatus de sus envíos.
A simple vista, todo esto luce fácil, pero sin las herramientas necesarias o sin un proceso estandarizado puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
Los principales retos para tener un proceso de facturación óptimo
Sánchez, ingeniero en Informática con más de 13 años de experiencia en tecnologías Opentext, ha asumido distintos roles como consultor de implementación, business analyst, delivery manager y ahora desde el equipo de ventas como consultor de soluciones.
Desde su experiencia en entender las necesidades de un cliente y proponer la mejor solución posible para ellos comentó cuáles son los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones para tener un proceso de facturación óptimo, en un contexto de diversidad de sistemas y de cambio frecuentes de regulaciones o normativas.
Entre ellos, mencionó que no haya una integración o estandarización de todas las herramientas o plataformas con las cuales las empresas llevan estos procesos, la falta de automatización –que aumenta la posibilidad de riesgos que se expresen en un valor monetario, como el hecho de no poder acceder a descuentos por pronto pago o el riesgo incluso de repetir un pago- así como también que la información de la organización no esté disponible en tiempo real para tomar decisiones. Quien se encarga de esta fase debe conocer todo lo que está pasando, como dónde están las facturas si algún proveedor se queja por retraso de pago, por ejemplo. Si no se abarca este punto crucial, habrá trabas que resolver y que impactarán en las finanzas de las organizaciones.
Las soluciones que ofrece OpenText
En su amplia oferta de soluciones OpenText se acopla a las normativas de cada país, en vista de lo cambiantes que pueden ser. Sus soluciones son muy transparentes y flexibles y se adaptan a este tipo de cambios.
Para cambios estructurales desde el ámbito gubernamental que impacten en el proceso de facturación de las organizaciones OpenText puede hacer un despliegue óptimo en tan solo una semana.
“La ideología de OpenText es ser la plataforma líder de gestión de contenido de todas las organizaciones (…) Nuestras soluciones se pueden encargar, bien de todo el proceso de facturación o también podemos gestionar la información del proveedor, sus diferentes contratos, información de los empleados -como hojas de vida- porque nuestra finalidad es ser fuente única de información de todas las empresas”, recalcó el entrevistado.
Con el boom de la inteligencia artificial, OpenText tiene plataformas que se encargan, a partir de esta tecnología, de reconocer las facturas, hacer la extracción de la información y disminuir los errores a los cuales puede estar sujeto el proceso. Todo redundará en beneficios incuestionables para cada organización.
Los beneficios al ordenar el proceso de facturación
Tener la información en tiempo real para la toma de decisiones disminuye la carga de trabajo de los operadores. Esto a su vez permite que los colaboradores de los departamentos de finanzas, por ejemplo, se enfoquen más en tareas que aporten valor al negocio: “Hacemos que esa carga se reduzca y ese tiempo se pueda enfocar a implementar tareas que aumenten valor a la organización”, destacó Sánchez.
Además, el hecho de disminuir la probabilidad de errores siempre supondrá un beneficio monetario, al evitar hechos indeseables como la repetición de un pago, pérdida de facturas, corte de comunicación con proveedores, entre otros.
En el caso de OpenText, en países como México, Chile, Brasil, Argentina y Colombia son decenas las organizaciones públicas y privadas que utilizan sus herramientas no solo para obtener sus beneficios en la optimización del proceso de facturación, sino para todo el proceso de gestión de contenido. Entre sus clientes se encuentra la mayor cervecera de América Latina, la cual tiene implementado el proceso de facturación de OpenText en más de 12 países de América Latina, así como importantes cadenas de retail en México.
Pero en su proceso de innovación, también se ha adaptado para atender a pequeños y medianos negocios y con actualizaciones según las necesidades del mercado: «Nuestros productos están disponibles para pequeñas, medianas y grandes empresas», concluyó.
